Bekerja sebagai seorang freelancer tidak selamanya hanya mengetahui cara mendapatkan pekerjaan dan mengerjakan pekerjaan. Masih ada pengetahuan lain yang perlu diketahui terlebih menyangkut sopan santun alias etika.
Etika sangat diperlukan demi membuat lawan bicara merasa dihargai dan tidak menimbulkan kesan tidak sopan pada diri kita. Sekali pun itu dalam jenjaring sosial, etika masih diperlukan apalagi kalau persoalan bisnis seperti sekarang ini.
Etika dengan mengirim pesan melalui email sangat diperlukan untuk membuat klien nyaman saat bernegosiasi. Meski ini merupakan usaha yang kita jalankan sendiri karena kita bekerja sebagai freelancer.
Tapi penulisan etika tetap diperlukan dan diantara etika tersebut, pastikan kalau memenuhi etika menulis email berikut ini.
Tips Etika Email Untuk Freelancer
1. Penulisan Subjek Email
Subjek email sangat penting diperhatikan karena dengan subjek lah calon klien bisa mengidentifikasi bahwa email tersebut adalah pengiriman kerja sama yang kita kirimkan. Subjek menjadi poin pertama yang harus diperhatikan perihal tujuan kita mengirim email tersebut.
Tuliskan perihal email di kolom subjek dengan tulisan yang mewakili isi email tersebut. Jangan menuliskan subjek yang tidak ada hubungannya, apalagi mengosongkan subjek dari email kita.
Untuk contoh penulisan subjek, kita bisa menuliskan email dengan tujuan seperti “Penawaran (Bidang Freelancer)” atau “Kerja Sama (Bidang Freelancer)”.
Dengan menggunakan subjek tersebut, maka secara otomatis klien akan memahami bahwa terdapat email masuk mengenai job yang mereka berikan.
2. Alamat E-mail Resmi
Setelah kita memahami kalau mau mengirimkan email untuk keperluan bisnis itu harus jelas subjek email tersebut. Kini masih ada hal laih mengenai email yang akan digunakan. Email yang kalian kirim jangan asal digunakan untuk keperluan negosiasi bisnis.
Alamat email akan membawa dampak yang membuat email kita akan di balas atau diacuhkan. Karena selain menggunakan subjek yang jelas, alamat kita pun harus sesuai dengan nama usaha yang kita kelola.
Meski email kita itu masih menggunakan gmail atau sejenisnya. Tapi setidaknya untuk alamatnya masih mengaitkan nama brand dari freelancer kita. Tapi kalau mau lebih mantap lagi, pakai email khusus dengan nama perusahaan. Contoh, admin@freelanceku.com.
3. Penulisan Isi Email
Dan ini yang paling penting, di mana isi email akan menjadi penentu di mana isinya memuat informasi jelas dengan penulisan baku. Isi email harus dibuat sesuai urutan yang runtut dan tersampaikan maksud kita mengirimkan email tersebut.
Dan urutatn penulisan isi email yang pertama, sampikan salam dan rasa hormat dengan siapa kita menuliskan email tersebut, contoh, Selamat pagi (spasi bawah) bapak/ibu (nama).
Setelah menyampaikan salam pembuka tersebut, kini buat kata-kata yang menyampaikan maksud tujuan kita. Untuk kata-kata yang digunakan, pakai kata yang mudah dipahami jangan bertele-tele dan yang terpenting langsung to the poin.
Dan selain itu, perhatikan gaya penulisan kita untuk memastikan kalau tanda baca yang digunakan itu tepat dan tidak salah. Jangan lupa juga untuk memastikan kalau tidak ada kesalahan kata atau typo di surat elektronik atau email.
Dan yang terakhir, beri salam hormat kepada siapa mereka (klien) berbicara. Kita sampaikan penghormatan atas diterima dan dibacanya email kita dengan memberikan penghormatan dan pengenalan atas nama kita.
Jika isi email sudah dibuat, kalian jangan langsung mengirim email tersebut kepada calon klien. Untuk memastikan kalau email yang dibuat itu sudah benar dari segi tulisan, maksud tujuan, tanda baca, serta tidak ada kesalahan kata (typo). Maka koreksi isi email untuk lebih memastikan, jika sudah pasti baru kirim ke klien.