Usaha keras yang diberangi kejujuran dan perlakukan baik memang tidak menjamin kepuasan yang diberikan kepada pelanggan. Meski pun usaha sudah maksimal dengan layanan optimal, nyatanya masih banyak pelanggan yang merasa kecewa dari kinerja yang diberikan.
Tak bisa dipungkiri lagi kalau ada beberapa respon negatif, kekecewaan pasti kita dapatkan, layaknya benderang yang menancap dan membuat hati sakit.
Demikian juga jika ada respon kekecewaan klien dari apa yang kita kerjakan. Pastinya ada rasa kok bisa, apa yang membuat mereka kecewa, kayaknya sudah dikerjakan semaksimal dan sebaik mungkin, ini kok klien tidak puas ya.
Jika sudah begitu pasti bertanya-tanya dong, dan membuat kita pusing tapi tetap harus dihadapi untuk menghilangkan kekecewaan mereka. Dan untuk menghadapi tersebut, kita santai saja. Pakai cara mengatasi kekecewaan klien berikut ini, dijamin ampuh dan tidak bikin dag-dig-dug deh.
1. Tanyakan Masalahnya
Seperti kebanyakan klien yang merasa kecewa dengan beberapa perusahaan. Pasti dibalik kekecewaan tersebut terdapat masalah yang bikin mereka kesal dan menghubungi kita.
Oleh karena itu di saat mereka kesal dan kecewa dari pelayanan dan kinerja yang kita lakukan. Silakan anda tanya sebab kekecewaan yang menjadi alasan mereka.
Rasa kecewa tersebut perlu ditanyakan untuk mengetahui penyebabnya. Dari penyebab itu, apakah kita yang lakukan atau ada kesalahan di proses yang tidak disadari.
Tanyakan secara baik sambil mendengarkan dan jangan memotong pembicarannya. Walau besar kemungkinan ada emosi yang disampaikan, kita tetap harus santun dan memperlakukan mereka dengan baik. Dan jangan ada kekecewaan lagi di tahap ini, jadi perlakukan secara baik dan sopan.
2. Tetap Profesional
Seperti apa yang disampaikan di atas, karena kekecewaan yang dihasilkan dari projek yang diberikan itu tidak sesuai harapan. Pasti besar kemungkinan ada emosi yang dikeluarkan, seiring kekecewaan dengan melakukan komplain.
Dari perilaku yang kita terima tersebut, kita tidak boleh marah dan tetap profesional menghadapi klien. Meskipun terkadang ada kata yang tidak mengenakan, kita tetap saja harus profesional memperlakukan mereka.
Kendalikan emosi dan kuasai diri adalah kunci untuk sabar dan menerima komplain yang diajukan. Di sini kita kuasai diri untuk tetap dingin dan berpikir jernih apakah kekecewaan tersebut, benar kita yang lakukan.
Hal itu dikarenakan jika hasil sudah diterima sebelumnya pasti dicek kelayakan dan fungsinya. Jika ada kerusakan di klien besar kemungkinan tidak kita yang melakukan. Tapi tetap saja, kita yang akan kena imbas dan untuk itu kuasai emosi diri dan periksa projek klien.
3. Temukan Solusi
Untuk selanjutnya, dikarenakan sudah mendengar kekecewaan klien. Maka kita cek untuk membuktikannya langsung apakah kita yang membuat kekeliruan atau ada hal lain.
Di sini menjadi salah satu opsi penting, apakah kita yang memang melakukan kesalahan atau tidak. Sebab kalau di tes sebelumnya projek menunjukkan hasil baik, maka sedikit kemungkinan ada kesalahan dikita.
Tapi apa daya, karena kesalahan tidak bisa dibetulkan secara teori pasti ada saja yang menjadi penyebabnya. Oleh karena itu, untuk menemukan solusi kita buat diskusi, kita cek, dan tawarkan solusi kepada klien. Jika klien menyetujui kita lanjutkan tahap di bawah.
4. Lakukan Revisi
Sesudah menemukan solusi dan klien mengharap ada revisi, maka kita kerjakan projek tersebut dengan memperbaiki kesalahan atau ketidakpuasan klien.
Kita kembalikan kepuasan dan senyum klien dari hasil projek yang kita kerjakan. Meskipun ini sedikit membuat drop, kita bangkit lalu kerjakan sebaik mungkin. Buat ini salah satu bentuk pembelajaran, sebab kedepannya kita tidak tahu apakah akan ada kekecewaan lagi atau bagaimana.
Dan satu hal lagi, meski ada kekecewaan tapi jangan membuat kita berputus asa. Buat ini salah satu bukti tanggung jawab bekerja sama dengan kita.