Dalam menjalani usaha, kemajuan demi kemajuan harus diimbangi untuk menyesuaikan supaya lebih dimudahkan. Seperti sekarang ini, di mana invoice atau faktur telah mendapat kemudahan dari perkembangan teknologi yang ada di program excel.
Excel yang dikenal sebagai aplikasi pengolah angka memang bisa dijadikan salah satu tempat untuk membuat faktur. Meski sekarang sudah banyak program lain yang lebih memudahkan dibandingkan perangkat ini. Tapi nyatanya masih banyak yang menggunakan karena nyaman dan terbiasa.
Meski hal itu tidak bisa dipungkiri lagi, tapi dengan membuat invoice di excel itu ada kelemahan yang menjadikan keraguan. Meski ini tidak secara gamblang diketahui banyak orang. Tapi untuk kalian, ketahui apa saja kelemahan excel invoice dan berikut ini diantaranya.
Kelemahan Excel Invoice
1. Nilai Legalitas
Sebagai dokumen yang bernilai untuk kedua belah pihak, maka invoice harus dibuat dengan susunan profesional mengikuti aturan negara. Selain itu, faktur atau invoice yang di bikin harus mengikuti pembaruan jika ada perubahan dalam susunan invoice serta regulasi accounting.
Dengan adanya peraturan seperti ini, kita pun akan terhindar dari kesalahan yang bisa disangsikan oleh penegak hukum atau perpajakan. Hal ini dikarenakan invoice yang dibuat dengan excel akan menjadi pertanyaan legalitas dokumennya.
Dan untuk menghindari hal itu, sudah pati solusi satu-satunya adalah dengan membuat juga faktur resmi yang dilegalkan oleh negara. Dan mengenai di mana tempat pembuatan fakture atau invoice tersebut, kita bisa menggunakan aplikasi fakture yang nilai legalitasnya terjamin.
2. Nomor Invoice
Sedangkan untuk kelemahan yang selanjutnya, di mana dengan menggunakan program kantor seperti excel maupun kantor. Lebih baik kita harus hati-hati untuk membuat atau memasukkan nomor pada faktur yang dibuat.
Hal ini dikarenakan rentan terjadi kesalahan yang menjadikan faktur tidak bisa digunakan. Contohnya ketika kita membuat nomor faktur yang secara tidak sadar ternyata memasukkan nomor yang sama dua kali, maka nilai dari faktur tersebut tidak bisa digunakan.
Dengan begitu, faktur yang kita buat tidak berlaku sebab terjadi kesalahan pada nomor yang dimasukkan itu salah dan sudah dua kali dipakai. Atau bisa dengan kesalahan pemberian nomor keliru, maka dampaknya juga bisa membuat invoice tidak bisa digunakan.
3. Menyimpan nota kredit
Kelemahan excel yang selanjutnya, di mana usaha yang kita jalani itu sudah berkembang jauh lebih dari sebelumnya. Maka pada saat itu kita akan terfokus pada dokumen lain seperti nota kredit, quotation dan pengingat.
Berbagai dokumen tersebut akan kita perlukan sebagai buku catatan untuk kebutuhan usaha yang kita jalankan. Sedangkan untuk pembuatannya akan lebih dimudahkan dengan bantuan program pembuat faktur atau invoice legal.
Diantara program tersebut juga sudah menyesuaikan kebutuhan yang para pelaku usaha perlukan. Para pelaku usaha tersebut akan lebih terbantu untuk mengecek dokumen satu persatu dengan langkah mudah.
Sedangkan kalau menggunakan excel, kita tidak bisa melakukan itu. Pada poin pertama juga sudah tersampaikan kalau invoice yang dibuat di excel akan dipertanyakan legalitasnya. Dan sekarang ada tambahan kalau excel tidak bisa seperti program invoice yang mempunyai legalitas.
Dan dampaknya dengan adanya kendala ini, proses pembayran akan mengalami keterlambatan sebab dikarenakan syarat-syaratnya kurang lengkap.