Pembayaran terlambat sering kali menjadi permasalahan yang kerap terjadi. Berbagai penyebab menjadi alasan kenapa klien atau customer mengalami permasalahan pembayaran yang seharusnya dilakukan tepat waktu.

Dan dibalik pembayaran terlambat ini, mungkin akan ada rasa kecewa yang menjadikan anda kesal. Hal itu tentu tidak bisa di pungkiri lagi. Bisa dipastikan semua pekerja akan kecewa jika gaji telat dibayar pada waktu seharusnya.

Tapi meski ini besar kemungkinan terjadi, tapi ada tips yang bisa dilakukan untuk mengingatkan klien terhadap jatuh tempo pembayaran. Dengan menggunakan tips ini, anda bisa mendapatkan honor yang seharusnya sudah dibayarkan. Untuk mengetahui seperti apa tipsnya, berikut ini diantaranya.

Bagaimana Menulis Surat Pengingat Pembayaran Terlambat

Kendala mengenai telat pembayaran memang bisa terjadi. Alasan paling sering jika klien itu telah melunasi pembayaran ialah karena lupa atau ada masalah tertentu. Dan jika ini terjadi pada diri kalian, maka hal ini tidak bisa dibiarkan. Kita jangan hanya membiarkan sambil menunggu kapan klien melunasi tagihan.

Hal itu dikarenakan kalau kita hanya menunggu tanpa kepastian, maka sumber keuangan jadi berantakan. Nah, dengan begitu kita harus menagih supaya klien segera membayar projek yang sudah seharusnya selesai dibayarkan.

Mungkin diantara kita masih ada yang bingung bagaimana cara menagih pembayaran dari klien. Sebetulnya sih mudah, tinggal kalian ketik aja kata-kata yang benar dan sopan. Dengan kata-kata ini maka klien akan teringat dan segera melunasi pembayaran karena tidak enak sudah lama terlambat.

Tapi kalau kalian tidak mengetahui seperti apa kata-kata yang pas untuk membuat surat tagihan kepada klien. Maka di bawah ada contoh yang bisa ditirukan, diambil dari laman sederet.com. Contoh kali ini tidak hanya berguna untuk menjadi referensi dari kata-katanya, melainkan juga dari struktur atau susunan surat tagihan yang diberikan kepada klien.

21 Maret 2019
Kepada Yth. Sherlock Holmes
221B Baker Street
London, NW1 6XE

Dengan Hormat,

Dengan surat ini kami memberitahukan bahwa pembayaran yang belum Anda bayar dengan nomer faktur 444XZ19 sudah lewat jatuh tempo. $1000 untuk sekotak peralatan detektif jatuh tempo pada tanggal 14 Maret 2019. Kami mohon Anda segera membayar jumlah tersebut. Kami telah melampirkan salinan faktur seandainya faktur yang aslinya hilang.

Hubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan pembayarannya. Jika pembayaran telah dilakukan, mohon abaikan surat ini dan terimalah rasa terima kasih kami.

Hormat kami,
John Watson
Manajer penagihan Lestrade Inc.

Jadi itulah contoh surat pengingat pembayaran untuk klien. Di surat tersebut memuat struktur sebagai orang yang dituju, inti surat, dan penutup. Dari contoh surat di atas, anda bisa membuat sama persis atau dibuat agak mirip tapi lebih halus.

Seperti pada kalimat pertama jangan langsung memberikan topik yang to the poin. Bisa dikreasikan dengan kata sapaan supaya terlihat ramah dengan klien. Misalnya, “Halo apa kabar, semoga anda baik-baik saja di sana”. Kemudian di sambung dengan maksud tujuan kenapa kita menghubungi mereka melalui pesan ini.

Pada kalimat kedua, buat maksud yang langsung memberikan poin pesan dikirim. Kalimat itu seperti, “Menindak lanjuti projek ABC uang diberikan. Pengecekan mutasi rekening pembayaran sampai saat ini belum menerima pembayaran yang seharusnya sudah diberikan”.

Kemudian berikan lagi, kalimat tambahan yang menjelaskan maksud tagihan yang dimaksudkan, diantaranya tanggal projek, jenis projek, pembayaran, dan berbagainya. Informasikan seluruh hal yang menjelaskan pesan dan tagihan ini dimaksudkan.

Setelah itu dikalimat penutup beri opsi pembayaran seperti tenggat waktu dalam kurun waktu tanggal dan jam berapa. Atau juga bisa minta konfirmasi, apakah pembayaran sudah dilakukan, contoh seperti pesan di atas.