Email merupakan surat elektronik yang digunakan untuk keperluan mengirim surat secara online. Saya kira kalian semua sudah mengetahui apa itu email, karena surat elektronik seperti ini sudah lama ada dan sering terdengar atau terpajang di berbagai tempat.
Membicarakan tentang email nih, untuk saat ini keperluan email banyak digunakan sebagai surat resmi untuk bisnis. Ada lebih satu juta email yang dikirim per harinya, dan bisa jadi setengah dari surat tersebut ialah surat yang dikirim untuk keperluan bisnis perusahaan.
Sebagai surat resmi, sudah pasti penulisan email pun beda seperti ada seni-seninya. Kita tidak bisa menulis email tanpa struktur, apalagi penulisan email itu ada pengaruhnya ke bisnis kita. Kalau anda tidak ingin hal buruk terjadi, lebih baik ketahui alasan dan seni menulis email di bawah ini.
Seni Menulis Email Dan Pengaruhnya Bagi Bisnis Anda
1. Tujuan Penulisan Email Jelas
Saat kita mau mengirimkan email kepada rekan bisnis atau keperluan bisnis lainnya, di sini kita pastikan kalau tujuan tulisan yang dibuat itu jelas. Jangan menyampaikan informasi yang tertele-tele, melainkan langsung ke poin yang ingin di sampaikan.
Buat tulisan yang mudah dipahami penerima email tersebut, caranya dengan menghindari kata-kata tersirat tidak pada intinya. Pakai kata-kata yang umum dipahami, sebab keperluan email bisnis adalah mengajukan bukan mengartikan.
Selain itu, pakai juga subjek yang secara spesifik menyampaikan maksud dikirimnya email tersebut. Dengan begitu, penerima akan mengetahui pesan email yang masuk. Hal ini dikarenakan, penerima email kalian akan menerima banyak email lain dengan keperluan bisnis atau hal lain.
2. Perhatikan Tanda Baca dan Typo
Untuk penulisan email yang perlu kalian keui selanjutnya, di sini anda perlu membaca kembali tulisan yang dibuat. Alasan kenapa kita perlu membaca email yang selesai dibuat, hal ini supaya tidak ada kesalahan dalam penulisan alias typo.
Penulisan yang salah bisa membuat kita terlihat tidak profesional dan cenderung melakukan pekerjaan dengan cepat. Selain itu, dengan membaca tulisan email yang kita kirim, kita bisa memperbaiki gaya penulisan yang mungkin kurang tanda baca.
Tanda baca harus dipastikan tepat posisi dan peletakannya, sebab ini akan memengaruhi nada dari pesan yang dikirim. Dengan kalimat typo dan tanda baca yang tidak tepat, bisa menyulitkan penerima untuk memahami maksud dari email kita. Untuk pastikan terlebih dahulu sebelum dikirim.
3. Perhatikan Panjang Kalimat Penulisan
Berhubungan dengan tanda baca dan typo, di mana pembahasannya dimaksudkan untuk membuat nada pada email jelas.
Jadi di sini perlu saya informasikan lagi, selain memerhatikan kedua hal yang sebelumnya sudah di bahas. Kita harus memastikan kalau email yang dikirim tidak ada nada yang ambigu.
Perhatikan penulisan email anda supaya tidak ada typo dan yang penting lagi tidak memuat yang tidak tepat. Kalau dikatakan untuk memastikan tidak ada kalimat panjang yang isinya kalimat bertele-tele.
4. Sertakan Tanda Pengenal
Sebagai surat resmi yang digunakan untuk bisnis, maka di dalam surat itu harus ada pengenalan diri siapa dan apa jabatan saya di perusahaan kita. Pengenalan ini perlu kalian disertakan di awal paragraf sebelum kita menyampaikan maksud tujuan kita.
Setelah itu berikan lagi penghormatan dengan memberikan nama dan jabatan kita di perusahaan. Fungsi kita menyertakan pengenalan ini, untuk rasa hormat atas dibaca dan dibalasnya email kita.