Sebagai dokumen penting saat ada transaksi dengan klien, sejatinya invoice harus dibuat jelas karena nota ini memuat rincian belanja dari kita. Kalau diketahui, invoice memang sangat diperlukan terlebih dokumen ini menjadi salah satu alat untuk menagih belanja yang belum dibayarkan.
Degan begitu, invoice pun tidak bisa dibuat semabrangan tanpa mengikuti struktur pada umumnya. Untuk menggunakan invoice, ada tiga pilihan yang bisa digunakan. Diantara invoice tersebut merupakan invoice kertas, invoice digital, dan e-invoice.
Dari berbagai invoice tersebut, semua harus ada struktur dan tidak boleh sembarangan. Untuk itu, supaya kalian tidak salah dalam membuat invoice, maka ketahui keselahan-kesalahan dalam membuat invoice. Dan berikut ini diantaranya.
Kesalahan dalam Membuat Invoice
1. Format Invoice Sulit Dimengerti
Seperti yang saya sampaikan sebelumnya, di mana kesalahan demi kesalahan invoice bisa saja terjadi dan paling berpengaruh ada format dari faktur ini.
Dengan invoice yang dibuat berantakan atau sekedarnya saja, maka pihak penerima invoice akan kesulitan memahami nota yang diterima. Untuk itu, saat kalian membuat invoice perhatikan format invoice yang akan dibuat, pastikan kalau format tersebut memuat informasi yang jelas.
Untuk mengetahui diantara format tersebut, buatlah invoice dengan tagihan yang jelas, jumlah tagihan yang perlu mereka bayarkan, batas waktu atau tenggat waktu, dan metode pembayaran yang bisa dilakukan.
2. Identitas Invoice Tidak Lengkap
Selain kesalahan dari format invoice yang dibuat, di sini juga terkadang ada kesalahan yang sepele tapi efeknya bisa besar. Di mana kalau invoice tersebut tidak melengkapi identitas dari pembuatan, maka bisa dikatakan kalau invoice tersebut salah.
Hal ini dikarenakan menyangkut dari format, invoice yang benar itu harus ada identitas yang mewakili si pembuat invoice tersebut. Diantara identitas tersebut meliputi logo perusahaan, nama perusahaan, alamat, kode pos, email, seta kode telepon.
Meski terkadang hal ini tidak begitu diperhatikan, tapi efeknya bisa membuat perusahaan yang membuat invoice jadi lebih profesional. Di mana mereka mempunyai faktur resmi dari perusahaan, dan selain ini juga bisa menjadi media promosi.
3. Kesalahan Penulisan Invoice
Sedikit ada kaitan pada poin kedua nih, di mana identitas pelanggan yang keliru ditulis bisa membuat nota ini tidak berlaku bahkan ditolak. Kesalahan menulis nama calon penerima sangat dikhawatirkan jika salah dalam menginput bukan sekedar typo atau kekurangan huruf.
Kalau diperhatikan mungkin ini memang sepele dan masih bisa dimaklumi, tapi jika ini terus terjadi maka ada kemungkinan besar invoice yang dikirim jadi tidak diketahui dan tidak dikirim pembayarannya.
Hal ini dikarenakan dari bagian departemen di perusahaan besar akan membedakan posisi pekerja faktur dan invoice. Jika ini terjadi maka ada besar kemungkinan perusahaan tersebut tidak mengetahui dan berakhir hilang.
4. Tidak Menyertakan Metode Pembayaran
Masih dalam hal sepele tapi bisa bikin pembayaran telat. Dengan tidak menyertakan opsi pembayaran lebih dari beberapa, maka jika satu pilihan pembayaran mengalami kendala maka klien bisa melakukan dengan opsi lain.
Dengan begitu, dari adanya pilihan pembayaran yang beragam bisa membuat pembayaran jadi mudah dilakukan. Secara otomatis juga transaksi yang anda lakukan jadi lancar tanpa hambatan atau kendala tertentu.
5. Struktur Berantakan Keterangan Tidak Jelas
Meski ini akan berkaitan dengan poin pertama dan kedua, di mana struktur akan mencakup format keterangan mengartikan tulisan. Tapi pada kali ini maksud tujuan pembahasannya lebih ke dalam kesalahan penulisan harga dan produk yang di pesan.
Biasanya saat kita mengirim produk, penerima akan mengecek paket berulang dicocokkan dengan invoice dan pesanan. Nah, jika hal ini mengalami masalah seperti kekurangan produk yang dikirim, maka klien akan menunda atau tidak mau membayar jika tidak segera dilengkapi.