Di dalam bisnis, invoice sangat diperlukan sebagai bukti pembelian terhadap barang yang dijual atau dibeli. Dengan kegunaan tersebut, invoice juga kerap menjadi salah satu bukti tagihan terhadap barang yang belum dibayar oleh pembeli.
Kalau diketahui, invoice pada umumnya berbentuk kertas tagihan yang dibuat sebagai pelunasan barang yang belum dibayar. Tapi seiring perkembangan zaman, invoice yang dahulu banyak menggunakan kertas kini telah berubah dengan pemanfaatan jejak digital.
Bisa dikatakan sekarang ada dua jenis invoice yang bisa digunakan, dan diantaranya invoice digital dan invoice elektronik. Meski kalau diketahui ini sama-sama memanfaatkan kegunaan teknologi. Tapi dari keduanya mempunyai perbedaan yang cukup signifikan. Dan diantaranya.
Perbedaan Invoice Digital dan Invoice Elektronik
1. Jenis Invoice
Perlu anda tahu sebelumnya, kalau kedua invoice ini merupakan jenis surat tagihan yang berbeda. Maksud dari kata berbeda itu tak sama dalam bentuk dibuatnya. Sedangkan untuk kegunaan dari invoice baru bisa dikatakan sama.
Untuk mengetahui lebih jelas, Invoice Digital merupakan jenis invoice yang dibuat dengan dicetak atau print. Jadi, invoice ini dibuat dengan dicetak di sebuah kertas yang nanti diserahkan kepada pembeli mengenai total tagihan belanja mereka.
Sedangkan, Invoice Elektronik merupakan jenis surat tagihan yang sebaliknya. Di mana Invoice ini tidak perlu dicetak dan diserahkan kepada pembeli lewat balik layar. Maksudnya invoice ini akan dikirim secara elektronik dan dibuka dengan perangkat elektronik.
2. Format
Dengan bentuk invoice yang berbeda, sudah pasti format atau bentuk dokumen yang dimiliki dari kedua invoice ini sudah pasti tidak sama. Keduanya mempunyai perbedaan dari format hingga program pembuatan invoice ini.
Jenis invoice digital dibuat dengan format dokumen berbentuk PDF atau word. Kebanyakan invoice digital memang dibuat dalam bentuk ini, hal ini sesuai dengan bentuk invoice yang akan dicetak atau di print sebagai dokumen pembayaran.
Sedangkan untuk invoice elektonik atau e-invoice, bentuk dokumennya menggunakan format XML dan EDI. Program yang digunakan bukan sekedar program biasa, di sini menggunakan program khusus bahkan dibuat khusus untuk perusahaan itu.
3. Integrasi
Mengetahui perbedaan selanjutnya, di mana kita tau kalau bentuk antara invoice digital dan invoice elektronik itu tak sama. Di situ perbedaan tidak hanya serta merta ada di dalam format dan program yang digunakan.
Masih ada perbedaan lain yang juga ikut andil dan salah satunya ada seperti sekarang ini. Di mana format digital tidak mempunyai integrasi karena memang saat dikirim tidak akan terhubung dengan sistem manapun.
Jika invoice ini dikirim maka yang diterima hanya nota tagihan dan tidak terkoneksi atau terintegrasi dengan sistem manapun. Berbeda dengan e-invoice, dimana saat terkirim akan ada koneksi yang langsung masuk ke dalam AP (Account Payable) klien.
4. Biaya
Berkaitan format dan program yang digunakan, di sini biaya akan menjadi pengaruh yang membedakan kedua invoice ini. Invoice digital bisa dikatakan lebih murah digunakan karena program yang digunakan cukup melalui software kantor seperti microsoft office.
Sedangkan untuk invoice elektronik dan e-invoice, program yang digunakan lebih ribet dan tidak semua orang akan paham untuk mengoperasikan. Selain itu program yang digunakan pun berbeda hingga diantaranya ada yang dibuat khusus perusahaan itu sendiri.
Dengan begitu kalau usaha kita masih dalam skala kecil, maka biaya yang diperlukan untuk membuat program ini akan menjadi beban.